Comment Akovas centralise toutes ses opérations sur Clovis ?

Pourquoi avoir choisi Clovis ?

Dès l'origine de l'entreprise, moi, je souhaitais une solution qui me permettait d'être organisé et efficace parce que c'est mon mode de fonctionnement. Je suis très organisé et j'aime quand les choses sont cadrées et efficaces dès le départ.

On a donc brainstormé sur les différentes solutions et on a choisi de travailler avec CLOVIS, qui nous accompagne maintenant depuis deux ans, sur l'ensemble de nos opérations.

Quels sont vos enjeux de traçabilité et de communication ?

Donc, on a deux métiers principaux. Le premier, c'est la maîtrise d'oeuvre, et le deuxième, c'est l'activité de contractant général.

Et les enjeux principaux sont communs sur ces deux activités : c'est la traçabilité de l'information, la rapidité de communication de cette information et la cohésion et le travail en équipe avec l'ensemble des intervenants sur les opérations.

Et ce à quoi nous aide CLOVIS, en centralisant l'intégralité des informations au même endroit, en nous permettant d'avoir une traçabilité absolue de l'intégralité des échanges et en nous permettant de communiquer au fil de l'eau les uns avec les autres, sur chacun des sujets traités.

Comment échangez-vous en temps réel sur vos chantiers ?

L'utilisation des tâches sur CLOVIS permet notamment, quand on a une question, une interrogation ou une observation à formuler sur une opération — que ce soit en phase étude, en phase exécution ou en fin de chantier — on saisit notre tâche, on identifie les bonnes équipes qui ont été configurées.

Chacun reçoit sa notification, et le fil de discussion, qui peut s'engager sous chacune des tâches, nous permet de façon instantanée de diffuser nos demandes et de récolter les réponses des différents partenaires tout au fil de l'opération.

Et ça, on en fait une utilisation quotidienne.

Comment vos partenaires utilisent-ils Clovis ?

On arrive également à embarquer avec nous les différents partenaires, sous-traitants, bureaux d'études et même nos maîtres d'ouvrage à l'utilisation de CLOVIS, en leur expliquant le mode de fonctionnement.

En mettant en avant le fait que ça puisse nous servir de plateforme d'échange documentaire, notamment le fait que l'information soit accessible en instantané de n'importe où. Et également la possibilité pour eux de pouvoir annoter, commenter, dès qu'on dépose quelque chose, que ce soit une tâche ou un document.

Ce qui nous permet, à l'aide de petits tutos qu'on a rédigés, d'embarquer l'intégralité des partenaires sur la gestion des chantiers depuis CLOVIS.

Qu'est-ce qui a changé dans votre quotidien ?

Concrètement, on arrête de chercher les documents à droite, à gauche. On a créé une arborescence sur chacune des affaires qui sont sur CLOVIS, ce qui nous permet de retrouver chacun des documents au bon endroit, à la bonne place, mis à jour de façon instantanée.

On a adopté depuis six mois maintenant l'habitude de réaliser nos visas directement depuis CLOVIS. Ce qui nous permet aussi d'avoir le fameux tableau de suivi des documents et des visas, de façon instantanée, téléchargeable sur notre ordinateur, ce qui nous fait gagner un temps impressionnant dans la gestion documentaire.

Ensuite, on fait également tous nos comptes-rendus, que ce soit des comptes-rendus de réunion, des comptes-rendus de visite, des comptes-rendus d'OPR, et notre levée de réserve, directement depuis CLOVIS.

Ce qui nous permet d'avoir d'abord l'ensemble de l'information au même endroit et centralisé pour tout le monde, et ensuite une harmonisation des présentations, des rapports. Ce qui nous permet sur chacune des opérations d'avoir une uniformité documentaire qui est à l'image de marque de notre entreprise.

Comment s'est passé le déploiement de Clovis ?

Au sein de l'équipe, l'adoption s'est faite progressivement. D'abord, j'ai commencé à utiliser la solution CLOVIS en étant tout seul. Les collaborateurs qui ont été recrutés ont intégré l'entreprise alors que CLOVIS était d'usage. Je pense que ça facilite l'adoption.

Ensuite, il a fallu leur montrer comment on s'en sert vraiment au quotidien, leur démontrer que CLOVIS allait les aider sur les opérations, d'abord de façon individuelle et ensuite de façon collective.

Parce qu'un des gros avantages d'une solution comme CLOVIS, c'est qu'elle permet l'interaction entre les différentes parties prenantes d'une opération ou de plusieurs opérations. Et elle centralise pour nous l'information de toutes les opérations sur un même espace.