Quel est votre rôle et quelles sont les particularités de C.C.E.R. Saintois ?
Sébastien Baillot, coordinateur d'activité chez C.C.E.R Saintois, ancien Responsable pour la formation génie climatique chez Les Compagnons du Devoir et du Tour de France je suis en charge de rationaliser les processus internes de l’entreprise.
C.C.E.R Saintois gère des chantiers de génie climatique pour une clientèle diversifiée, comprenant notamment des clients directs, des clients particuliers, ainsi que des clients "hors du commun" ayant des besoins très spécifiques à leurs industries.
La société a une grosse activité annexe de maintenance et d’entretien liée aux équipements que nous installons.
Quels sont les principaux enjeux de votre activité ?
Les principaux enjeux sont de permettre à chaque collaborateur :
- Accès facile aux dossiers des clients à tout moment
- D’ajuster les plannings en temps réel en fonction des urgences
- D’interagir sur les plans avec les autres corps de métier
- D’accéder aux photos et d’en ajouter de nouvelles
- De générer des comptes rendus d’intervention
- De stocker toutes les informations nécessaires au renouvellement des certifications
Nous devons également faire adhérer les clients à ce processus de digitalisation pour leur permettre de communiquer plus simplement avec nous. Et enfin nous devons avoir une visibilité complète sur le back-office concernant les approvisionnements, la facturation et les situations intermédiaire.
Comment faisiez-vous avant Clovis ?
Avant d'utiliser Clovis, l'organisation de l'entreprise était très complexe et parfois désorganisée en raison de la multiplicité des typologies de tâches liées aux différentes d’intervention. Les effets de bord liés aux urgences étaient difficiles à anticiper et donc à contrer.
Par exemple, lorsqu’une intervention d’urgence était nécessaire sur un équipement, cela pouvait désorganiser le reste des chantiers en cours et provoquer des mécontentements et frustrations en cascade, en interne et chez les clients.
Qu'est-ce qui vous a poussé à chercher une solution comme Clovis ?
La nécessité de répondre plus rapidement aux situations d'urgence sans tout désorganiser.
Nous avions besoin de centraliser les informations et de mieux communiquer entre les équipes et avec les clients, ce qui a été le point de départ de la recherche d'une solution.
Comment avez-vous déployé Clovis au sein de vos équipes ?
1. Élaboration d'un modèle de projet
J'ai construit des modèles de projet en fonction du type de projet, que nous pouvons dupliquer en quelques clics.
2. Création des arborescences documentaires
Nous avons créé une structure de fichiers organisée pour les documents associés à chaque type de projet, dans chaque modèle concerné.
3. Formation des utilisateurs
Tout d'abord, nous avons organisé une réunion de communication avec toutes les équipes pour expliquer l'approche et faire prendre conscience de l'importance stratégique de l'utilisation de l'outil.
Clovis étant très simple à prendre en main, tout le monde s’est rapidement projeté dans l’utilisation courante. Cela a vraiment été déterminant dans l’adoption par les équipes.
Ensuite j’ai programmé des séances de formation individuelles avec la direction et les techniciens pour m’assurer que leurs usages étaient conformes aux procédures que j’ai créées et que l’application était adaptée à leurs attentes.
Quelle est la typologie de vos utilisateurs ?
Actuellement, environ 10 personnes utilisent Clovis quotidiennement.
L’équipe dirigeante et l'assistante de direction utilisent principalement Clovis au bureau, les techniciens quasi exclusivement en mobilité depuis leurs tablettes ou téléphone et moi-même.
Je suis constamment en mouvement entre le bureau et les chantiers donc j’alterne entre la version pour ordinateur et l’application mobile de Clovis.
Enfin, nos clients accèdent à leur chantier en tant qu’invité avec une vision restreinte aux dossiers qui les concerne et sur lesquels ils peuvent interagir.
Quels sont, selon vous, les points forts de Clovis ?
Étonnamment, ceux qui sont les plus friands de l’application ce sont nos clients, ils ajoutent des documents, interagissent avec nous et sont rassurés de voir que la planification et l’exécution sont anticipées et réalisés dans les délais impartis.
Le gros avantage de Clovis c’est sa capacité à centraliser toutes les informations et à gérer les niveaux de visibilité avec le grain nécessaire. Clovis répond à la quasi-totalité des besoins de l'entreprise.
On gagne en sérénité sur tous les aspects de la gestion, et d’ici peu nous pourrons clôturer notre premier exercice accompagné de Clovis pour pouvoir chiffrer très précisément (et partager avec vous) le retour sur investissement généré.
